HVO GEEL

2440 GEEL – Pas 144

Voorwerp

Dit huishoudelijk reglement werd opgesteld door HVO GEEL en heeft als doel om van HVO GEEL en haar faciliteiten een aangename plek te maken. Dit reglement bepaalt de leefregels in HVO GEEL. 

Dit reglement is van toepassing op alle personen die HVO GEEL betreden. Zij worden verwacht dit huishoudelijk reglement na te leven. Het betreden van HVO GEEL is steeds op eigen risico.

De beheerder van het Gebouw:

Huis voor de Ondernemer BV ( HVO GEEL )
Pas 144
2440 Geel
openminds@huisvoordeondernemer.be
KBO: BE1022088208

1. Toegang

Toegang tot de gebouwen gebeurt via een code en/of badges die ter beschikking gesteld worden aan de huurders en leden van de HVO Community. Deze geprogrammeerde ‘sleutels’ zijn strikt persoonlijk en kunnen via openminds@huisvoordeondernemer.be besteld worden.

Iedereen moet bijdragen tot de algemene veiligheid van HVO GEEL. De community dient eigen privatieve ruimtes en gemeenschappelijke ruimtes te sluiten bij het verlaten van de lokalen, in het bijzonder wat betreft de buitendeuren.

In dringende gevallen heeft HVO GEEL het recht om de privatieve ruimtes te betreden, ook al is er op dat moment niemand aanwezig.

In geval van nood moeten HVO GEEL en de hulpdiensten overal op de site binnen kunnen. Dit doormiddel van een badge of één van de lopers. Daarom mogen huurders geen eigen sloten plaatsen op de deuren van hun kantoorruimte. Op de deuren van de kantoorruimte staat dus een toegangscontrole met badge of sloten waarvan HVO GEEL een loper heeft.

De gemeenschappelijke ruimtes van HVO GEEL moeten te allen tijde onbelemmerd toegankelijk zijn, behoudens voor het uitvoeren van herstellings- en onderhoudswerken.

Eveneens moeten alle doorgangen vrijgelaten worden van en naar de nooduitgangen, in- en uitgangen, gangen en in de buurt van alle brandbeschermingsmiddelen.

1.1 Code en badge

Iedere huurder of lid van de HVO Community krijgt een gepersonaliseerde code en dient een badge aan te kopen. De prijs per badge bedraagt 25,00 EUR exclusief BTW.

HVO GEEL beslist hoeveel badges elke huurder kan ontvangen. Standaard wordt er één badge per kantoor en één badge per lid van de HVO Community voorzien.

De code wordt gebruikt om het pand te betreden. Er staat een numeriek klavier aan de inkomdeur. Eenmaal de juiste code ingevoerd kan men het pand betreden en kan men alle publieke ruimtes gebruiken tenzij deze voor een privaat event gereserveerd zijn.

De badges worden gebruikt om de individuele kantoren te betreden. De badges worden geregistreerd op bedrijfsnaam en gebruiker en registreren de bewegingen in het gebouw. HVO GEEL behoudt zich het recht voor om deze gegevens en registraties te gebruiken voor commerciële doeleinden en veiligheidsredenen. De gegevens worden evenwel verwijderd binnen de zes maanden na het einde van de huur of lidmaatschap van de HVO Community dan wel na teruggave ervan. De verkrijger van een badge verklaart zich door de aankoop ervan uitdrukkelijk akkoord met deze regels.

1.2 Bezoekers

Bezoekers dienen steeds door de desbetreffende huurder aan de inkomruimte opgehaald te worden en onder zijn verantwoordelijkheid begeleid te worden door het Gebouw en van/naar diens kantoorruimte. Het bedrijf waarvoor de bezoeker komt is steeds verantwoordelijk voor zijn bezoeker(s).

1.3 Parking

Er is een gemeenschappelijke parking voorzien vlak bij het Gebouw ( +/- 50 meter ) gelegen in de Waterstraat zonder nummer.

Op de parking mogen personenwagens geparkeerd worden. Deze dienen binnen de vakken te worden geparkeerd. Het is niet toegestaan om de parkeerplaatsen te gebruiken voor het stallen van aanhangwagens en/of vergelijkbare middelen, goederen, materiaal, afval of om onderhoud te verrichten aan voertuigen of deze te herstellen.

De huurders en hun bezoekers dienen steeds de circulatie op het terrein te vrijwaren en ervoor te zorgen dat andere huurders en bezoekers voldoende ruimte hebben om de parkeerplaats te verlaten.

Het parkeren van vrachtwagens en/of bestelwagens op het terrein is niet mogelijk: zij mogen enkel laden en lossen, maar mogen de doorgang van (andere) huurders en bezoekers niet hinderen.

HVO GEEL is te allen tijde bevoegd om voertuigen die in de weg staan en (andere) huurders hinderen te laten wegslepen, op kosten van de eigenaar van het voertuig.

Het is huurders en hun bezoekers niet toegestaan om in het gehuurde alsmede in de directe nabijheid van het gehuurde (brom)fietsen of motorrijwielen te hebben of te houden, met uitzondering van de daarvoor bestemde, beschikbaar gestelde ruimten, zoals fietsenstalling(en) en parkeerterrein(en).

1.4 Community

In het Gebouw is tevens de HVO Community gevestigd. Deze leden zijn niet noodzakelijk ook huurder van kantoren in het Gebouw. De HVO Community organiseert jaarlijks een tiental activiteiten in het Gebouw voor haar leden of aspirant-leden.

Deze evenementen zullen tijdig aangekondigd worden aan de huurders met daarbij een indicatie van welke ruimtes gebruikt zullen worden en de duurtijd van het event.

De HVO Community zal zich inspannen om de overlast voor de huurders tot een minimum te beperken.

1.5 Dieren

(Huis)dieren zijn verboden in de gebouwen van HVO GEEL, met uitzondering van blindengeleidehonden. Niet-naleving van dit verbod wordt gesanctioneerd met een geldboete van 500,- euro per inbreuk.

2. Gebruik van de ruimtes

De ruimtes in het Gebouw mogen niet gebruikt worden voor illegale doeleinden, immorele doeleinden, noch doeleinden die andere gebruikers zouden kunnen beledigen of de goede faam en hoge standing van het Gebouw en HVO GEEL schaden.

In de gemeenschappelijke ruimten mogen geen (eigen) goederen van huurders en/of hun bezoekers gestald worden en mag geen afval achtergelaten worden. Indien er sprake is van schending van het voorgaande, heeft HVO GEEL het recht om de goederen te verwijderen en/of weg te gooien. Kosten hiervoor worden doorberekend.

2.1 Meubilair en inrichting

Elke huurder of lid van de HVO Community dient als een goed huisvader zorg te dragen voor de kunstwerken en het meubilair die in de publieke en private ruimtes door HVO GEEL ter beschikking worden gesteld. Eventuele schade wordt teruggevorderd van de schadeveroorzaker.

Elke huurder dient in zijn privatieve ruimtes alle vereiste onderhouds- en herstellingswerken uit te voeren of te laten uitvoeren, om de uitstraling van het gebouw te handhaven.

De huurder mag enkel na uitdrukkelijke goedkeuring van HVO GEEL wijzigingen aan zijn gehuurde ruimte laten uitvoeren. Dit houdt in dat nieuwe inrichtingsplannen steeds vooraf moeten worden goedgekeurd door HVO GEEL. Na afloop van de werken bezorgt de huurder een volledig as built-plan aan HVO GEEL inclusief keuringen en attesten.

Alle werken die men in een privatieve ruimtes uitvoert of laat uitvoeren – zelfs met de voorafgaandelijke goedkeuring van HVO GEEL – mogen de buren niet schaden, hinderen, noch de stevigheid, goede staat, hygiëne en veiligheid van het gebouw zelf in het gedrang brengen.

Het is uitdrukkelijk verboden te koken in de private gehuurde ruimtes. Koken is enkel toegestaan in de daartoe voorziene keuken en dan steeds met respect voor de andere huurders en leden.

2.2 Werkstations

In de gemeenschappelijke ruimte zijn ook twee kleine afgesloten werkstations ter beschikking naast de open werkstations die doorheen dezelfde ruimte te vinden zijn. Het gebruik ervan wordt bepaald door de huurovereenkomst die HVO GEEL met de gebruiker is overeengekomen.

2.3 Kantoren

De privatieve lokalen mogen uitsluitend gebruikt worden voor de bestemming(en) die contractueel werd(en) voorzien en aldus vastgelegd.

In de privatieve ruimtes is de desbetreffende werkgever verantwoordelijk voor de naleving van de reglementering op de brandpreventie (noodverlichting, branddetectie, brandblussers, …).

HVO GEEL zal de veiligheidsvoorzieningen eigen aan het Gebouw onderhouden.

2.4 Vergaderruimtes

In de gemeenschappelijke ruimtes of installaties mag men geen enkele activiteit organiseren of uitoefenen, tenzij na voorafgaande schriftelijke toestemming van HVO GEEL. Het reserveren van de vergaderruimtes is verplicht via het online reserveringssysteem.

Deze toestemming is slechts tijdelijk; dit wil zeggen dat de toestemming enkel geldt voor de periode die vereist is voor de activiteit waarvoor de toestemming werd verleend.

3. Schoonmaak en onderhoud

3.1 Publieke ruimtes

HVO GEEL organiseert de schoonmaak van de gemeenschappelijke ruimtes doch rekent op de huurders en de leden van HVO Community om deze steeds ordelijk en netjes achter te laten.

3.2 Private ruimtes

Men dient zelf op geregelde tijdstippen te zorgen voor de gebruikelijke schoonmaak- en onderhoudswerken in de privatieve gedeelten van het Gebouw (kantoren en bijhorigheden), met inbegrip van de binnenzijde van de ruiten. De vloerbekleding en –bedekking moet met aangepaste middelen worden onderhouden.

3.3 Keuken en bar

De gemeenschappelijke keuken dient enkel gebruikt te worden door de huurders en leden van de HVO Community. Gelieve de keuken na gebruik steeds netjes achter te laten:

• tafel, aanrecht en apparatuur schoonmaken;
• eetservies dient na gebruik in de vaatwasser of na afwassen in de voorziene kasten geplaatst te worden;
• afwasmiddel, vaatdoeken, sponsjes en keukenhanddoeken dienen in de voorziene kasten geplaatst te worden;
• de gemeenschappelijke koelkast mag gebruikt worden voor persoonlijke etenswaren. Gelieve de koelkast netjes te houden en de etenswaren die niet meer gebruikt worden, te verwijderen;
• gelieve het afval in de daartoe bestemde afvalbak(ken) te werpen.
• Leidingwater (koud en warm) is voor huurders gratis beschikbaar in het Gebouw.

De automaten worden enkel bijgevuld door medewerkers van HVO GEEL, dit is huurders en hun bezoekers uitdrukkelijk verboden. In het geval van een defect dienen medewerkers van HVO GEEL te worden ingelicht. HVO GEEL houdt de desbetreffende huurder aansprakelijk in geval van schade ten gevolge van gebruik van de automaten.

Na gebruik van genoemde automaten en de daaruit afgenomen producten, dienen de automaten schoon achter te worden gelaten en dient het overgebleven afval weggegooid te worden in de daartoe bestemde afvalbak(ken).

Er wordt gratis koffie en water ter beschikking gesteld in de bar. Er wordt voor de andere dranken gewerkt met een ‘honesty’ bar, waarbij elke huurder of lid zelf dient in te staan voor het correct registeren van de dranken die genuttigd worden in de daartoe bestemde tablet. Het verbruik wordt maandelijks gefactureerd. De geafficheerde bedragen zijn telkens exclusief BTW.

3.4 Sanitair

Elke sanitaire ruimte is voorzien van wc-papier, zeep en een handdoek, en is slechts geschikt voor normaal gebruik. Gelieve het sanitair steeds schoon achter te laten. Het is verboden de wc’s te gebruiken als afvoer van (bedrijfsmatige) afvalstoffen anders dan wc-papier.

3.5 Afval

HVO GEEL onderscheidt drie soorten huishoudelijk afval:

• Restafval;
• Papier/karton;
• Glas.

Huurders dienen het afval juist te sorteren en aan te bieden aan de vuilophaal.

Elke kantoorruimte beschikt over twee afvalmanden: één voor papier en één voor restafval. Huurder staat zelf in voor het tijdig legen van deze afvalmanden in de daarvoor voorziene containers. Gelieve dit te doen uiterlijk de dag vóór de gemeentelijke vuilophaal. De ophaalkalender kan worden geraadpleegd bij de  servicepunt achter de bar.

Indien de activiteit van huurder een buitenproportionele hoeveelheid papierafval met zich meebrengt, dient desbetreffende huurder deze zelf af te voeren of eventueel zelf in een papiercontainer te voorzien.

Indien de ophaaldiensten het afval van een huurder niet meenemen omdat het niet juist aangeboden is, staat desbetreffende huurder zelf in voor het verwijderen en het opnieuw aanbieden van het afval.

HVO GEEL verwacht van huurders en hun bezoekers dat zij actief meewerken aan het schoon- en afvalvrij houden van het Gebouw en het terrein van HVO GEEL.

4. Vergaderruimtes

4.1 Private vergaderruimte

De private vergaderruimte kan binnen de grenzen van de huurovereenkomst met HVO GEEL gebruikt worden, doch slechts na reservatie via het online portaal dat HVO GEEL daartoe ter beschikking stelt.

Gebruik van vergaderruimte(s) zonder voorafgaande reservering is niet toegestaan. Na het gebruik van een vergaderruimte dient deze opgeruimd en in oorspronkelijke staat achtergelaten te worden.

Gebruikers dienen zich stipt aan de opgegeven tijden te houden op risico van het aanrekenen door HVO GEEL van de extra tijd die men in de vergaderruimte heeft doorgebracht, aan een tarief van 100,-euro per uur exclusief BTW.

4.2 Publieke vergaderruimte

HVO GEEL voorziet ook in publiek toegankelijke vergaderplaatsen. Deze zijn voor elke huurder en lid vrij te gebruiken op voorwaarde dat er rekening gehouden wordt met de andere huurders en leden.

5. Activiteiten

Zowel de community als de bezoekers dienen ervoor te zorgen dat de rust op de campus op geen enkel ogenblik en op geen enkele manier wordt verstoord. Het is dus verboden om overdreven of ongewoon lawaai te produceren dat de community of bezoekers zou kunnen hinderen.

Huurders en hun bezoekers dienen als een goed huisvader gebruik te maken van het gehuurde en het Gebouw, en er geen luidruchtige activiteiten, noch activiteiten uitoefenen die van aard zijn dat ze de andere huurders en/of hun bezoekers (kunnen) hinderen. Het is huurders en hun bezoekers uitdrukkelijk verboden geluid- c.q. beeldinstallatie(s) en/of bespeelde muziekinstrumenten zo luid te doen klinken dat dit als storend kan worden ervaren voor andere huurders en hun bezoekers en/of omwonenden.

6. Catering

HVO GEEL voorziet zelf niet in catering, doch heeft een samenwerking met :

Sysmans pas 113 teGeel 014/72.46.55

Stefano Bagnoli  warm eten met aangepaste wijnen 0499/114789

7. Voorzieningen

7.1 Sanitair

Er zijn achteraan in het Gebouw drie gescheiden toiletten voorzien, waarvan één voor vrouwen, één voor mannen en één mindervaliden toilet.

7.2 Kopieermachine

Bij de multifunctionele kopieermachine van het Gebouw kunnen huurders gebruik maken van:

• de copier/printer: afdrukken in zwart-wit en/of kleur, op A4 en/of A3, tegen vergoeding per afgedrukte of gekopieerde pagina via de verbruiksfactuur van desbetreffende huurder;
• scannen van documenten.

De multifunctionele kopieermachine en/of andere automaten worden sporadisch bijgevuld door medewerkers van HVO GEEL. Wanneer een toner of het papier opgeraakt dienen de huurders dit te melden aan HVO GEEL.

HVO GEEL houdt de desbetreffende huurder aansprakelijk in geval van schade ten gevolge van gebruik van de multifunctionele kopieermachines en/of andere automaten, en/of in geval van diefstal/wegnemen van goederen van HVO GEEL door huurders en/of hun bezoekers.

Huurders zijn verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van de kopieermachine en worden geacht de kopieerruimte als een goed huisvader te beheren.

7.3 Internet

Per kantoorruimte is er een (WIFI-)aansluiting op het internet beschikbaar. Eventuele (utp-)kabels dienen huurders zelf te verzorgen. De internetverbinding wordt aangeboden ter ondersteuning van de bedrijfsactiviteit voor e-mailverkeer en regelmatig internetverkeer.

Teneinde (de snelheid van) het door HVO GEEL beschikbaar gestelde internet te maximaliseren, dienen huurders en hun bezoekers geen gebruik te maken van intensieve crypto-werkzaamheden of anderszins intensief gebruik van het door HVO GEEL beschikbaar gestelde internet. Huurders en hun bezoekers die dergelijk intensief gebruik wensen te maken van internet, dienen hiervoor zelf en voor eigen kosten bijkomend internet af te sluiten. Het door HVO GEEL beschikbaar gestelde internet is tevens niet bedoeld voor zogenaamde ‘heavy-users’, ofwel het downloaden van beeldmateriaal zoals Netflix of andere zware streambestanden.

Het door HVO GEEL beschikbaar gestelde netwerk wordt softwarematig beveiligd door een firewall. De veiligheid van internetgebruik blijft evenwel de verantwoordelijkheid van huurders, waarbij huurders ook zelf zijn aangewezen om eigen computerapparatuur te voorzien van bijvoorbeeld een virusscanner of extra firewall.

7.4 Water, verwarming en electriciteit

Huurders en hun bezoekers dienen elektriciteit en/of verwarming en/of water slechts aan te wenden voor normaal gebruik. Anderszins intensief gebruik van elektriciteit (bijvoorbeeld ten behoeve van crypto-werkzaamheden) en/of verwarming en/of water is niet toegestaan.

8. Veiligheid

8.1 Brandveiligheid

In het Gebouw hangen brandblussers en/of haspels. De brandwerende tussendeuren dienen ten allen tijde gesloten te zijn. Houd alle ingangen en (nood)uitgangen, deuren en poorten te allen tijde vrij.

Indien de activiteit van huurders en hun bezoekers een verhoogde brandbeveiliging vereist, dient desbetreffende huurder hier zelf in te voorzien (bv. extra brandblussers). De brandweer of verzekeringsmaatschappij kan hierover meer inlichtingen verschaffen.

8.2 E.H.B.O.

Bij het servicepunt achter de bar is een EHBO-kit beschikbaar met onder andere:

” een EHBO-kistje met basisbenodigdheden;

” een logboek.

Elk gebruik van de EHBO-kit dient in het logboek opgenomen te worden. Gelieve datum, uur en de aard van de verzorging te vermelden. Zo kan er opgevolgd worden of er bepaalde klachten zijn die regelmatig terugkomen en kunnen eventuele voorzieningen getroffen worden.

Het is huurder aan te raden om in de eigen kantoorruimte voor dringende gevallen zelf over een EHBO-kit te beschikken.

8.3 Noodnummers

geval van nood met betrekking tot het Gebouw en/of HVO GEEL dienen huurders en hun bezoekers direct contact op te nemen met Beheerder op telefoonnummer 014/591554 de syndicus of Geert Minnen.

In ieder ander noodgeval of indien Beheerder niet bereikbaar is en/of in geval van extreme nood, kunnen huurders en hun bezoekers (direct) contact opnemen met de volgende instantie:

• Ambulance of brandweer: 112

8.4 Inbraakalarm

Het Gebouw beschikt over een inbraakalarm. Elke huurder krijgt een tag toegewezen om het systeem in- of uit te schakelen.

Indien huurders buiten kantoortijden het Gebouw willen betreden, dient het alarm te worden uitgeschakeld. Het alarm van het Gebouw schakelt zichzelf steeds na een bepaalde tijd in, en is actief in alle gangzones en gemeenschappelijke ruimten van het Gebouw. In de kantoorruimtes zelf is geen alarm voorzien. Hier kunnen huurders ongestoord doorwerken.

Zodra de gangzone wordt betreden, moet desbetreffende huurder het alarm “uitstellen” om gebruik te kunnen maken van het toilet, de copy service of keuken. Het alarm schakelt zich na enige tijd automatisch weer in, zodat huurders altijd veilig kunnen werken.

8.5 Roken

Het is strikt verboden te roken ( ook electronisch roken of ‘vapen’ ) binnen de gebouwen van HVO GEEL.

8.6 Evacuatie

Het ontruimingssignaal wordt gegeven door een ononderbroken en met grote frequentie golvend hoogtonig signaal, dat duidelijk afwijkt van elk ander signaal.

De ontruimingsprocedure wordt beheerd door HVO GEEL. De nodige evacuatie- oefeningen worden uitgevoerd op initiatief van HVO GEEL.

De huurders en leden zijn verplicht betreffende procedure te volgen en hun aangestelde, rechtsopvolgers en bezoekers te informeren over de inhoud en regelgeving ter zake.

8.7 Verzekering

De onderscheiden  huurders en contractanten zijn verplicht zich te verzekeren overeenkomstig de wet en de bepalingen van hun huurovereenkomst of andere met HVO GEEL afgesloten overeenkomst. Het Gebouw en de inrichting is door HVO GEEL verzekerd. De individuele roerende goederen van elke huurder of lid, dienen deze op eigen initiatief en kosten te verzekeren.

9. Publiciteit

Het is verboden om mededelingen en/of reclame en/of andere uitingen aan te brengen op ramen, deuren of het Gebouw zelf. De toegangsdeuren van kantoorruimtes in de gangen van het Gebouw worden voorzien van het bedrijfslogo (in folie) van desbetreffende huurder.

De esthetische eenheid van ieder gebouw dient gehandhaafd te blijven. De schriftelijke instemming van HVO GEEL is vereist inzake alle inrichtingswerken in de gehuurde ruimtes die van buitenaf zichtbaar zijn.

Men mag zonder toestemming van HVO GEEL op het dak, aan de ramen of aan de buitengevel van de gebruikte ruimtes of gebouwen geen enkel voorwerp of constructie aanbrengen die aan de buitenzijde waarneembaar is. Evenmin mogen er zonder toestemming van HVO GEEL publiciteit, tekens, opschriften of tekeningen worden aangebracht die van buitenaf kunnen worden opgemerkt.

Verder mag men geen uithangbord, al dan niet lichtgevend, geen enkel schilderij, affiche of andere inscriptie in de gemeenschappelijke delen aanbrengen en meer bepaald, en zonder limitatief te zijn, op de muren, vensters, hallen, trappenhuizen, deuren,… zonder voorafgaande toestemming van HVO GEEL.

10. Respect

HVO GEEL streeft naar een inclusieve en diverse community op haar site en verwacht van de bedrijven gevestigd in het Gebouw dat er geen onderscheid gemaakt wordt op basis van leeftijd, beperking, gender, afkomst, cultuur, seksuele geaardheid of geloof.

Alle huurders en leden van de HVO Community dienen de normale omgangsvormen in acht te nemen en elkaar met respect te bejegenen. Het is de taak van HVO GEEL om enerzijds dit respect en anderzijds de prettige werkomgeving te bewaken. Dit huishoudelijk reglement is daartoe en middel en maakt onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst die er tussen HVO GEEL en de huurders en/of leden bestaat.

HVO GEEL beslist autonoom en onafhankelijk over de te nemen sancties in evenredigheid met de eventuele begane overtreding. Dit kan gaan over een waarschuwing tot het beëindigen van de contractuele relatie en zelfs het vorderen van een schadevergoeding.

11. Slotbepalingen

HVO GEEL behoudt zich het recht voor om dit huishoudelijk reglement te wijzigen wanneer zij dit nodig acht. Vervolgens worden de wijzigingen aan de huurders en HVO Community meegedeeld en ter beschikking gesteld op aanvraag.

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op datum van ingang van de respectievelijke huurovereenkomst dan wel de start van het lidmaatschap van de HVO Community.